Backup danych bardzo często zamiennie nazywany jest kopią bezpieczeństwa, które docelowo mają dopomóc do ukazania właściwych namiarów w momencie ich zguby lub uszkodzenia. Backup danych to nie to samo co kartoteka wiadomości. Nie jest to również wybór, a jedynie uzupełnienie dla redundantnych schematów przetrzymywania wiadomości w pamięci masowej, dowód może stanowić pamięć RAID. Schematy ponadpodstawowe nie bronią przed niecodziennym dodaniem informacji, co czasami się zdarza zazwyczaj z naszej nieopatrzności. We wspomnianych sytuacjach dobrze posiadać zwykle nazywaną kopię bezpieczeństwa informacji sprzed wahnięć jednocześnie tych umyślnych bądź niezaplanowanych.
Bywają rozmaite programy i procesory tekstu, jakie urzeczywistniają kopię zapasową mimowolnie, aby ułatwić interpretację zawartości pliku w razie awarii kompa albo właściwego programu, jak również żeby umożliwić odtworzenie poprzedniej postaci pliku po spostrzeżeniu zapoczątkowania niepożądanych zmian. W jednym jak i następnym ujęciu kopia zapasowa dokonywana bywa mimowolnie. Jednakże opłaca się zauważyć, iż w początkowym zajściu jest urzeczywistniana co pewien czas, a w kolejnym podczas potwierdzania zapisu. Backup danych jest właściwą strukturą ochrony dla każdorazowych danych.
